Le compte rendu du 10 Janvier
Présents : Françoise Gabriel, Christophe Sauvaire, Arnaud Adenis-Lamarre, Didier Haas, Francis Des Brest, Daniel Le Scoul, André Nicolay, Gilles Desbordes, Jean-Christophe Menezo, Casimir Grzegorzek, Pierre Petinay.
Excusés : Cathy Saubole ; Grégory Abadias.
Ordre du jour
Approbation du PV du comité précédent
Organisation et fonctionnement du comité et de l’association (Précisions)
Calendrier des compétitions ( Equipes ; Club)
Dossiers urgents :
Entraînement des équipes
Communication de l’association en début de saison : objectif capter les adhésions AS.
Dossiers subventions
Gestion des licences
Lettre ligue
Dossiers moyen terme :
Mise en place d’une communication cohérente et efficiente :
Définition des objectifs
Détermination des outils utilisés
Principes de fonctionnement et organisation opérationnelle.
Point budgétaire et financier
Remboursement frais équipes
Questions diverses
Prochaine réunion le mercredi 18 février 2009 18H30-20H30
· Présentation des membres absents lors de la réunion du 10 Janvier (Rôle au sein de l’association, objectifs)
· Approbation du PV du comité précédent
Approbation du CR avec réserve : demande de précision sur certains points de l’organisation
Cf. point suivant
Organisation et fonctionnement du comité et de l’association (précisions)
Partie sportive / Didier Haas responsable secondé par Christophe Sauvaire.
Didier Haas anime et organise la politique sportive du club, il s’appuie sur les responsables d’équipe qui déclinent avec une certaine autonomie les principes et choix sportifs et budgétaires validés en comité.
Objectif 2009 : Mieux communiquer pour recréer du lien avec nos adhérents.
Commission terrain : Commission restreinte composée du Directeur du site Pascal Denis, du greenkeeper David Bianvet ; d’André Nicolay et Christophe Sauvaire.
Son objectif est de veiller au bon entretien du terrain, de se faire l’écho des membres pour les améliorations suggérées, et de proposer des évolutions dans l’esprit d’améliorer les conditions de jeu qui sont déjà très satisfaisantes.
Elle a également pour vocation d’informer les membres à propos des traitements phytosanitaires effectués sur le parcours et des risques auxquels sont exposés les « mordus » qui bravent les recommandations du greenkeeper.
Calendrier des compétitions (Equipes & Club)
Présentation du calendrier 2009 (Christophe) : cf. fichier joint à compléter par les différents responsables
Préciser les dates pour les compétitions Seniors : Gilles DESBORDES
· Lettre aux équipiers potentiels : cf. fichier joint
Voir la possibilité d’une réunion d’information générale pour les seniors
A définir Christophe SAUVAIRE & Gilles DESBORDES
| Commission accueil & formation | Accueil des nouveaux membres | Françoise GABRIEL, | |
| Passage carte verte | |||
| Formation ASBC | |||
| Commission jeunes | Ecole de golf / Enseignement | Francis DES BREST
| |
| Ecole de golf (élite) / entrainement équipe | |||
| Commission Sportive | DidierHAAS | ||
| Commission sport club | Organisation sportive des Compétitions Club | Tous les membres | |
| Animations & gestion compétitions en semaine | Gilles DESBORDES | ||
| Compétitions fun | |||
| Commission terrain | Christophe SAUVAIRE André NICOLAY | ||
| Commission sport équipe |
Entrainement ; sélections & compétitions par équipe. | DAMES : | |
| SENIORS MESSIEURS | |||
| MESSIEURS : Arnaud ADENIS-LAMARRE Didier HAAS | |||
| Commission administration | Gestion des licences | Françoise Francis | |
| Trésorerie | Pierre PETINAY | ||
| Dossiers subvention, suivi | Casimir | ||
| Organisation AG et courriers officiels | Christophe ,CASIMIR | ||
| Commission communication | Promotion de l’AS | Didier Haas Grégory ABADIAS | |
| Gestion des différents supports de communication : tableau, site internet, blog,…. | |||
· Dossiers urgents :
Entraînement des équipes :
Procédure à respecter par les responsables des équipes.
Seniors Messieurs : Entraînements déjà programmés pour les compétitions d’hiver.
Champ des équipiers potentiels et programme de préparation à la promotion à définir.
Seniors Dames : En cours, prise en charge AS 20% des cours soit 10 euros par personne
+ octroi de 20 jetons de practice par personne
Equipe 1 Messieurs : organisation de la saison : réunion des joueurs ce jour 14H00
Entraînement et coaching : réunion programmée entre Denis ROCH et Mathieu BOURREAU en présence de Christophe SAUVAIRE avec CR de réunion à publier et diffuser.
Communication de l’association en début de saison :
objectif capter les adhésions AS
Projet de diffusion d’un support format A5 définissant le rôle et les fonctions de l’association. Réflexion sur des moyens incitatifs à mener rapidement
Dossiers subventions
Demande de Subvention CNDS à faire avant le 15 Mars
Demande subvention conseil général avant le 15 Octobre (faite pour l’année en cours)
Demande subvention mairie Poitiers (A.TRICOT) à faire Christophe SAUVAIRE
Gestion des licences
OK cf tableau
Lettre ligue
Problème de la demande tardive de subvention : lettre en cours de rédaction C SAUVAIRE
Lettre qui sera diffusée aux membres du comité avant envoi.
Ecole de golf :
Mise en place d’un accueil des enfants de 13H30 à 16H30 pour le Mercredi avec encadrement de joueurs seniors. Initiative validée en réunion avec Mathieu et Damien le 14 janvier
Demande de budget pour faire l’acquisition de la « valisette de découverte » à destination
des plus jeunes de l’école de golf; prise en charge de la moitié du montant (460 euros) par le
le comité départemental. Demande acceptée et validée par le comité.
Equipements (tenues des équipes jeunes) : prise en charge à 100% par l’association des pulls et polos pour les équipes jeunes.
Participation de l’AS au financement des tenues des autres équipes
Débat élargi autour de cette question pour toutes les équipes.
Rappel : Lors des compétions par équipe, le règlement fédéral exige que les membres d’une même équipe soit identifiables par leur tenue.
Afin de renouveler certaines pièces et de compléter les équipements des joueurs potentiels, le comité décide de participer à hauteur de 50 % des dépenses engagées.
Chaque responsable d’équipe exprimera l’état de ses besoins à André NICOLAY pour le 31 janvier si possible .( Pulls col V ou ras du cou ; Polos )
Communication :
La qualité de la communication est un point clé pour créer un lien entre les membres et générer une dynamique de club qui se manifeste par un sentiment d’appartenance !
Ainsi Christophe demande cohérence et rigueur dans le formalisme des éléments d’information diffusés dans le cadre de l’action du comité.
A ce propos, le comité décide de diffuser le compte rendu des ses réunions :
Par un envoi numérique à tous les membres de l’association sportive disposant d’une adresse e-mail. (la liste de diffusion restera confidentielle).
Par publication sur un blog dédié : http://as-golf-poitiers.over-blog.com/
· Dossiers moyen terme :
Le comité missionne la commission communication pour proposer le déploiement d’une communication cohérente et efficiente :
Définition des objectifs / Détermination des outils utilisés
Principes de fonctionnement et organisation opérationnelle.
· Point budgétaire et financier
Le comité décide un ajustement des forfaits de remboursement des frais pour les déplacements des équipes :
Hébergement : 80€/nuitée pour 2 équipiers (chambre double)
Repas : 20 €/ jour / personne
Déplacement : 0.20 € /km
Il est demandé aux responsables d’équipe d’organiser les déplacements avec un esprit économe : optimiser le nombre de véhicules afin de réduire au maximum les coûts.
Questions diverses
Cooptation au sein du comité de : Jean- louis GABRIEL ancien président de l’AS
de Jean-Claude Miot président du comité départemental de golf de la Vienne.
Il est également décidé que sur invitation Pascal DENIS directeur du site et Alain MOREAU capitaine des seniors pourront assister aux séances du comité.
André Nicolay propose de se rapprocher des autres clubs du département afin d’entamer une démarche d’uniformisation du passage de la carte verte pour les joueurs débutants.
Cette action pourra probablement avoir pour cadre le comité départemental (à voir avec Jean-Claude Miot).
Didier Haas invite tous les membres du club disposant de photos ou de documents pouvant présenter un intérêt à figurer sur le blog du club à les transmettre sur notre adresse e-mail : asgcp@wanadoo.fr
Le comité envisage d’organiser une fête du Club cette année, au regard du calendrier, Didier Haas propose de la programmer début septembre. (à voir)
Prochaine réunion du comité
mercredi 18 février 2009 au club house de 18H30-20H30
Christophe SAUVAIRE
Président de L’ASGCP
Pour tout commentaire, suggestion ou remarque (constructifs), tous les membres du Club sont invités à en faire part sur notre adresse e-mail : asgcp@wanadoo.fr